Inventarios. Repuestos. El precio de la reducción de costos

Cotidianamente, en las empresas, se presenta la discusión entre Mantenimiento y Compras por la reducción de Costos, pero tengamos en cuenta que en el contexto de las empresas, la reducción de costos no es el parámetro adecuado para medir por sí solo el éxito de ninguna gestión.

En general los inventarios están formados desde consumibles económicos hasta repuestos críticos, que son mantenidos por seguridad y que a lo mejor nunca se usarán. Hasta el 50% del valor del inventario puede estar constituido por repuestos que se utilizarán una vez por año y el 20% puede quedar en una estantería sin utilizarse nunca.
Desde el punto de vista financiero, estos repuestos, jamás deberían haberse comprado, pero si no están disponibles cuando son necesarios, podemos tener severas consecuencia por paradas de planta.

Dependiendo del tipo de organización, algunas empresas utilizan a los departamentos de compras como canal primario para realizar las adquisiciones tanto de bienes como de servicios; otras utilizan los departamentos de mantenimiento para tal selección, mientras que algunas otras combinan ambos recursos para separar los aspectos técnicos de los comerciales.
Por lo general, cuando solo se usan a los departamentos de compras, se termina fijando al precio como el único patrón de comparación.

Desde nuestro punto de vista de personas de Mantenimiento pensamos que Compras no entiende nuestras razones, pero no debemos olvidar que la gestión del Departamento de Compras se mide, muy especialmente por la reducción de costos.

Compras podrá entender nuestras razones, pero a la hora de cumplir con sus objetivos, no tendrá ninguna duda con el camino a seguir.

¿Se podría solucionar esto con una mejor comunicación entre Compras y Mantenimiento? Si, pero no alcanza.

Hay que tener en cuenta que a la hora de la evaluación, una disminución de costos, por más pequeña que sea, es cuantificable y exacta. Los efectos de una buena o mala política de manejo de inventarios no son fácilmente cuantificables, puesto que la realidad es compleja y los beneficios o perjuicios obtenidos no son el resultado de una sola causa.

¿Es la imposibilidad de cuantificar exactamente un beneficio razón suficiente para preferir los cuantificables, aunque sean de dudoso futuro?
En este punto debemos pensar en el objetivo común, que no puede ser otro que el de la empresa como totalidad. Ahora bien, ¿es el objetivo de la empresa la reducción de costos o el incremento de las utilidades presentes y futuras?

Con lo expuesto anteriormente no queremos decir que la reducción de costos sea intrínsicamente negativa, sino que no seria el parámetro adecuado para medir por sí solo el éxito de ninguna gestión.

Es fundamental que las organizaciones entiendan que su metodología de compras puede convertirse sin duda, en una sólida ventaja competitiva y en las compras técnicas creo que debe existir una excelente comunicación con el Departamento de Mantenimiento.